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檔案信息管理——檔案整理工作的基本原則

檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。

文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)。經(jīng)過(guò)整理，將有歷史聯(lián)系的檔案組合在一起，能充分體現(xiàn)出檔案形成時(shí)的歷史背景和形成規(guī)律，多方面反映各種活動(dòng)的本來(lái)面貌，從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

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什么是檔案數(shù)字化

檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索起來(lái)非常費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)檔案空間又大，維護(hù)起來(lái)也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。 檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，智慧檔案館價(jià)格，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息。

數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。

檔案信息管理

檔案整理，是通過(guò)一系列手段，將收集來(lái)的檔案科學(xué)地組織，使之條理化和系統(tǒng)化。一般情況下，收集來(lái)的檔案處于相對(duì)零亂、無(wú)組織狀態(tài)，加上檔案數(shù)量日益增加，成分越來(lái)越復(fù)雜，如果不加以整理，就會(huì)給日常管理和實(shí)際利用檔案帶來(lái)很大的困難。只有整理好的檔案，才能為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，為準(zhǔn)確地鑒定檔案的價(jià)值提供多面、系統(tǒng)的依據(jù)。此外，檔案經(jīng)過(guò)整理，可以完整、系統(tǒng)地反映社會(huì)活動(dòng)、歷史事件和歷史人物的本來(lái)面貌，充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。因此，檔案整理工作是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)其他檔案工作環(huán)節(jié)有著很大的影響。

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