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有了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用后,資產(chǎn)管理人員、財務(wù)人員的工作將會發(fā)生很大的變化,如下:
1、不用頭疼資產(chǎn)日常領(lǐng)用、調(diào)撥等操作了
以往資產(chǎn)申請,需要員工填寫紙張申請單,然后交給資產(chǎn)管理員審核。一方面申請單據(jù)多,后續(xù)追溯管理不好查,另一方面,發(fā)放資產(chǎn)完畢后,還需要手動去更新資產(chǎn)的使用人、使用狀態(tài)、存放地點數(shù)據(jù),工作量大,且容易出現(xiàn)漏記和錯記。
現(xiàn)在員工直接在系統(tǒng)上創(chuàng)單申請,資產(chǎn)管理員審批后發(fā)放,員工簽收,并形成操作記錄,讓每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可查,固定資產(chǎn)的責(zé)任到人,責(zé)權(quán)更加明確。同時審批后,資產(chǎn)使用人、使用狀態(tài)、存放地點數(shù)據(jù)便會自動更新。
2、資產(chǎn)自動折舊
以往資產(chǎn)折舊,需要財務(wù)人員去計算每一個資產(chǎn)的折舊價值,工作量大,且容易出錯。
現(xiàn)在有了系統(tǒng),只需填寫好金額、殘值率、折舊年限、購置日期、每月折舊日期等數(shù)據(jù),便會自動計算出折舊率、剩余折舊值、已折舊值等數(shù)據(jù),減輕財務(wù)工作。
3、不用怕資產(chǎn)重復(fù)購買,報廢不及時
通過資產(chǎn)臺賬,可以實時了解當(dāng)前企業(yè)的資產(chǎn)詳情,包括總數(shù)量、存放地點、購置日期、使用人、使用狀態(tài)、金額、條碼等信息,避免出現(xiàn)資產(chǎn)重復(fù)購買情況。
通過使用年限的設(shè)置,資產(chǎn)一旦超過使用年限,便會自動提醒報廢處理。
4、不用怕盤點
紙質(zhì)表格進行手工打鉤盤點時,每一次固定資產(chǎn)的盤點,不管是年終固定資產(chǎn)大盤點還是每季度固定資產(chǎn)盤點,都是一個很艱巨的任務(wù)。
現(xiàn)在有了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。現(xiàn)在系統(tǒng)上創(chuàng)建好盤點單,然后管理員利用PDA手持機對著資產(chǎn)上條碼標簽掃描,實時采產(chǎn)數(shù)據(jù),并顯示在PDA上,確保資產(chǎn)盤點的準確率。同時支持多次盤點提交。
盤點結(jié)束后,實時生成盤點報告,盤虧盤盈的情況一目了然。
在固定資產(chǎn)的使用過程中,總免不了損壞的情況發(fā)生。而對于資產(chǎn)損壞,員工需要拿著紙張單據(jù)進行填寫,然后交給資產(chǎn)管理員進行審核,再由資產(chǎn)管理員拿去維修,同時資產(chǎn)管理員還需在Excel中記錄資產(chǎn)損情況以及維修完成時間,方便資產(chǎn)維修完后拿回來
整個流程下來,不但員工申請審批耗時,而且資產(chǎn)管理員的工作量也大,容易忘記資產(chǎn)維修完取回,追溯起來也麻煩,不利于資產(chǎn)管理。而固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)則可以很好解決以上問題。理由如下:
1、資產(chǎn)損壞申請更快:
員工發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞后,可以登錄固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),在上面進行資產(chǎn)損壞的申請,同時填寫好損壞原因、申請人、申請部門等信息。填寫完畢后,自動生成一個資產(chǎn)損壞記錄,方便日后追溯。
除了在電腦上可以進行申請外,也可以通過PDA手持設(shè)備進行申請。只需利用PDA掃描改資產(chǎn)上的二維碼,然后填寫損壞原因、申請人、申請部門等信息后,再進行提交,也會在電腦上生成一個資產(chǎn)損壞記錄。
2、資產(chǎn)損壞審核更快
員工提交完資產(chǎn)損壞申請后,會自動提醒資產(chǎn)管理員進行處理,從而提升審核速度。同時審核完畢后,改資產(chǎn)的使用狀態(tài)將會變成損壞狀態(tài),再也無法使用,也避免出現(xiàn)資產(chǎn)損壞繼續(xù)使用情況,搞不清楚責(zé)任。
3、資產(chǎn)維修完成提醒
資產(chǎn)需要進行維修時,資產(chǎn)管理員先在系統(tǒng)上進行資產(chǎn)維修申請,填寫好維修完成時間、維修原因、維修價格等信息。填寫完畢后,自動生成一個資產(chǎn)維修記錄,方便日后追溯。接下來,資產(chǎn)管理員在進行申請即可,同時資產(chǎn)從損壞狀態(tài)變?yōu)榫S修中狀態(tài)。
4、生成資產(chǎn)卡片
在系統(tǒng)中記錄的資產(chǎn),都會自動生成一張資產(chǎn)卡片,該卡片會自動記錄該資產(chǎn)的操作使用情況,因此改資產(chǎn)的損壞、維修記錄也會出現(xiàn)在資產(chǎn)卡片上,方便管理。
東莞某四星級酒店,由于消費者眾多,需要管理的實物資產(chǎn)和易耗品數(shù)量龐大、種類繁雜、使用地點分散,加上之前的管理模式較為傳統(tǒng),經(jīng)常會出現(xiàn)資產(chǎn)遺失、管理不到位、維護不及時、損壞嚴重、資產(chǎn)閑置、重復(fù)購置、責(zé)任不清、賬卡不符、盤點耗時耗力、手寫標簽易脫落等一系列問題,不僅增加了酒店的財務(wù)支出,而且還會影響到客戶的服務(wù)體驗,從而影響酒店的形象和收入。
為了解決以上資產(chǎn)管理問題,降低資產(chǎn)投入成本,提高客戶服務(wù)質(zhì)量,酒店決定引入標領(lǐng)科技的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),實現(xiàn)資產(chǎn)智能化管理。
標領(lǐng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)克服了酒店的依賴紙質(zhì)文件或手工輸入原始數(shù)據(jù)的傳統(tǒng)模式,以及人工盤點帶來的效率低下和錯誤,與賬目不符等情況,讓每個固定資產(chǎn)逐一擁有自己的“”,實現(xiàn)了從固定資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用到報廢的整個固定資產(chǎn)生命周期的管理,包括申請、入庫/新增、領(lǐng)用、退回、調(diào)撥、借用歸還、報廢清理、維修、折舊、盤點、綜合查詢、報表統(tǒng)計等實用功能。
標領(lǐng)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用價值
1、實現(xiàn)酒店固定資產(chǎn)價值管理、實物管理、設(shè)備管理、檔案管理、核算管理信息共享,減少管理盲區(qū),提高酒店管理效率;
2、進一步完善固定資產(chǎn)卡片信息,增強固定資產(chǎn)查詢統(tǒng)計分析管理功能;
3、通過權(quán)限的設(shè)置,使酒店管理者能夠?qū)崟r查詢到下屬部門固定資產(chǎn)存放位置、變動情況、產(chǎn)權(quán)等情況;
5、及時提取固定資產(chǎn)的各種信息,為酒店固定資產(chǎn)管理決策提供明晰、準確、及時的信息;
6、方便酒店固定資產(chǎn)日常的管理和監(jiān)測,實現(xiàn)對酒店各部門固定資產(chǎn)的動態(tài)實時管理。
7、提高酒店資產(chǎn)的利用率,實現(xiàn)酒店資源的合理分配,同時確保固定資產(chǎn)各個管理環(huán)節(jié)、管理部門信息的通暢;
8、為酒店固定資產(chǎn)的采購審批、報銷、調(diào)拔、盤點、查詢,統(tǒng)計等管理搭建一個完善流程化管理平臺;
9、建立并完善了一套有效的在線預(yù)警系統(tǒng),防范風(fēng)險,對資產(chǎn)使用及變動信息進行全程監(jiān)控管理,全程把握資產(chǎn)動態(tài),防范資產(chǎn)流失。