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固定資產(chǎn)數(shù)量為五千的公司,如果用1個員工進行手工盤點的話,需要耗時5天。以此類推,固定資產(chǎn)量為10萬個的大型企業(yè),按照每年盤點兩次的頻率計算,需要200人天。而且終的盤點結(jié)果也是良莠不齊,準確性不太樂觀。
以上反映的正是當下所有人工管理實物資產(chǎn)的企業(yè)存在的共同現(xiàn)狀——效率低下。單純靠行政或者IT來管理的話,在資產(chǎn)量大的情況下,往往會捉襟見肘、顧此失彼。純手工管理不僅僅是落后的問題,它已經(jīng)影響到了企業(yè)的信息化發(fā)展進程。
為了解決資產(chǎn)管理難題,提升資產(chǎn)管理水平,企業(yè)往往都會引入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行管理。那么固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以做到什么:
1、提升盤點效率
1)通過條碼技術(shù),賦予每個資產(chǎn)條碼編號,然后連接條碼打印機進行條碼變遷打印,為后續(xù)的盤點做好準備。
2)在系統(tǒng)上創(chuàng)建好盤點單后,資產(chǎn)管理員利用PDA查看盤點任務(wù),然后前往盤點地點進行盤點。
3)資產(chǎn)管理員利用PDA掃描資產(chǎn)上的條碼后,可以實時顯示盤點的數(shù)據(jù),并增加已盤點數(shù)量。若盤點到其他部門的資產(chǎn)則會進行提示,并進行區(qū)分。
4)盤點過程中,如果發(fā)現(xiàn)某個資產(chǎn)的地點、使用人、使用狀態(tài)是錯的話,可以在PDA上直接進行申請修改,并生成對應(yīng)資產(chǎn)操作記錄進行審核。
5)支持多次盤點提交,提升盤點效率。
6)盤點結(jié)束后,會自動生成盤點報表、盤盈和盤虧報表,助力資產(chǎn)管理員查看,做到實賬一致。
2、滿足日常資產(chǎn)使用
系統(tǒng)支持資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用退回、借用歸還、損壞維修、調(diào)撥、報廢、清理等操作,并可生成對應(yīng)的操作記錄給到資產(chǎn)管理員進行審核,既規(guī)范資產(chǎn)使用流程,又能對資產(chǎn)進行追溯。
3、避免資產(chǎn)流失和二次購買
通過資產(chǎn)臺賬,可以清楚了解當前企業(yè)有多少資產(chǎn),分別存在在哪里,在哪些人手上,使用狀態(tài)是什么,什么時候購買等等,既落實了資產(chǎn)責(zé)任,避免了資產(chǎn)流失,又能避免二次購買。
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)作為管理資產(chǎn)的信息化軟件,正好可以幫助企業(yè)解決以上問題,并可做到摸清資產(chǎn)家底,科學(xué)分產(chǎn),規(guī)范資產(chǎn)流程,延長使用周期,提升營運效率,為企業(yè)創(chuàng)造更多效率。
1、規(guī)范資產(chǎn)標識,方便后續(xù)管理
通過系統(tǒng)的條碼技術(shù),可以賦予每個資產(chǎn)專屬的資產(chǎn)條碼,同時結(jié)合條碼打印機,進行條碼標簽打印和粘貼(內(nèi)容有資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)條碼、二維碼、購買日期、存放地點等),方便了后續(xù)的管理。
2、規(guī)范資產(chǎn)操作,減少資產(chǎn)丟失
系統(tǒng)支持資產(chǎn)入庫、領(lǐng)用退回、借用歸還、調(diào)撥、損壞維修、報廢等資產(chǎn)操作,并可做到操作留痕,方便日后追溯,從而減少資產(chǎn)丟失。
3、落實資產(chǎn)責(zé)任,延長資產(chǎn)使用周期
每個資產(chǎn)都能落實使用人/保管人,存放地點,這樣一來增加了員工的責(zé)任心,從側(cè)面可以延長資產(chǎn)使用周期
4、合理分產(chǎn) 降低資產(chǎn)閑置率
通過閑置資產(chǎn)報表,可以清楚當前有哪些閑置資產(chǎn),分別是什么時候買入的、存放在哪里,從而做到合理分產(chǎn) 降低資產(chǎn)閑置率
5、摸清資產(chǎn)家底,減少資產(chǎn)購置
通過資產(chǎn)盤點功能,可以快速、準確完成整個公司的資產(chǎn)盤點,生成對應(yīng)的盤點明細報表,幫助管理者摸清公司資產(chǎn)數(shù)量,減少不必要的資產(chǎn)購置。
6、資產(chǎn)按時報廢 減少財務(wù)損失
系統(tǒng)會自動提示哪些資產(chǎn)需要進行報廢,保證了資產(chǎn)報廢準確性,減少財務(wù)損失。
7、集成信息系統(tǒng) 提升供應(yīng)鏈效率
可以與財務(wù)系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等無縫集成,提升供應(yīng)鏈效率。
當企業(yè)購買回來一套固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),資產(chǎn)管理人員應(yīng)該怎么來操作,才能讓更快讓資產(chǎn)系統(tǒng)使用起來,并產(chǎn)生對應(yīng)的價值呢?下面為大家說明一下:
1、設(shè)置好組織架構(gòu)
部門架構(gòu):設(shè)置好總公司——多個分公司——每個分公司下部門,總共3級部門架構(gòu),并填寫好其部門編碼(因為部門編碼也是資產(chǎn)條碼組成一部分),而如果部門的數(shù)量多,可以采取Excel一鍵導(dǎo)入的方式;
員工:設(shè)置好總公司、多個分公司、每個分公司下部門下的員工,支持Excel一鍵導(dǎo)入的方式;
倉庫:設(shè)置好倉庫,主要是用來放置閑置資產(chǎn)的。支持Excel一鍵導(dǎo)入的方式;
資產(chǎn)類別:設(shè)置好現(xiàn)有資產(chǎn)的種類,如電子設(shè)備——電腦——臺式電腦、筆記本電腦等3級分類,同時設(shè)置好每個級別的折舊年限、凈殘值率(主要用來計算資產(chǎn)折舊)、類別編號(類別編碼也是資產(chǎn)條碼組成一部分)。支持Excel一鍵導(dǎo)入的方式;
資產(chǎn)圖片:可以上傳每個資產(chǎn)類別的實物圖片,方便后面辨識。
2、資產(chǎn)臺賬導(dǎo)入
設(shè)置好以上組織架構(gòu)后,整理好現(xiàn)有的資產(chǎn)臺賬,按照系統(tǒng)要求的格式,然后一鍵導(dǎo)入到系統(tǒng)中。
3、資產(chǎn)標簽打印
入庫成功后,每個資產(chǎn)都會生成一個資產(chǎn)編號(有部門 資產(chǎn)類別 購置日期 流水號組成),然后連接打印機,先將一個部門的資產(chǎn)條碼標簽打印出來進行粘貼。
4、開始進行資產(chǎn)盤點和粘貼
先規(guī)劃好從哪個部門開始盤點,然后創(chuàng)建好盤點單并將其打印出來。一個資產(chǎn)員拿著盤點表和資產(chǎn)標簽,另一個資產(chǎn)員拿著盤點機,然后找到對應(yīng)的資產(chǎn)進行粘貼,再用盤點機掃描盤點,同時盤點報也做記錄。
盤點結(jié)束后,系統(tǒng)會生成盤點報告,然后結(jié)合盤點報表,在系統(tǒng)上進行資產(chǎn)的調(diào)整,
5、創(chuàng)建用戶賬號
先設(shè)置好系統(tǒng)功能的使用角色,比如部門的員工只能查看和領(lǐng)用其部門下資產(chǎn),資產(chǎn)管理員則可以看到全部資產(chǎn)、操作記錄、并可對資產(chǎn)進行編輯、刪除、新增等。
然后再創(chuàng)建總公司、多個分公司、每個分公司下部門的員工賬號,賦予不同的角色權(quán)限,然后發(fā)放給到他們使用即可。
在 RFID 資產(chǎn)管理系統(tǒng)中, 每件資產(chǎn)都附著具有 ID 號碼的電子標簽, 當資產(chǎn)進入 RFID 手持機天線識別區(qū)域時, 天線通過發(fā)送微波信號電子標簽電路, 同時, 電子標簽發(fā)送回波信號, 二者進行雙向數(shù)據(jù)交換, 讀寫器從而獲取相關(guān)信息, 同時將該資產(chǎn)相關(guān)信息實時上傳到 RFID 系統(tǒng)服務(wù)器, 進行相應(yīng)的格式轉(zhuǎn)化、過濾和相關(guān)后續(xù)統(tǒng)計處理, 作為其他系統(tǒng)實現(xiàn)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、查詢等功能的數(shù)據(jù)源, 實現(xiàn)對資產(chǎn)日常管理中的變動信息的實時監(jiān)控、記錄和自動更新。
系統(tǒng)功能劃分
RFID 資產(chǎn)管理系統(tǒng)按照總體功能可劃分為八個模塊:個人信息管理、資產(chǎn)日常管理, 資產(chǎn)盤點管理, 資產(chǎn)定位管理, 資產(chǎn)報警管理, 資產(chǎn)查詢管理,資產(chǎn)報表管理和系統(tǒng)維護管理。
1、個人信息管理:
用戶登錄或注冊 RFID 資產(chǎn)管理系統(tǒng)以后都應(yīng)有一個人信息管理模塊, 用來登記和修改個人基本資料, 如姓名、所屬部門、職務(wù)等, 存入“用戶信息表”, 系統(tǒng)管理員會根據(jù)此表來分配該用戶的管理權(quán)限, 資產(chǎn)管理人員也要根據(jù)此表來為其分配個人固定資產(chǎn)。
2、 資產(chǎn)日常管理:
資產(chǎn)日常管理主要包括資產(chǎn)資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)領(lǐng)用、資產(chǎn)變更、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)清理、資產(chǎn)歸庫、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)折舊、資產(chǎn)報廢管理等十項管理操作, 涉及資產(chǎn)從購入投入使用到報廢退出使用整個生命周期的各種變化和狀態(tài)。
3、資產(chǎn)盤點管理:為了清查實際資產(chǎn)與帳面資產(chǎn)是否一致, 需要對資產(chǎn)進行盤點。
4、資產(chǎn)定位管理:為了解資產(chǎn)的去向, 方便查找, 需要對資產(chǎn)進行定位管理。
5、資產(chǎn)報警管理:為了防止資產(chǎn)出庫導(dǎo)致資產(chǎn)流失, 需要對資產(chǎn)進行監(jiān)控, 必要時報警。
6、資產(chǎn)查詢管理:可以查詢的信息包括登記資產(chǎn)、空閑資產(chǎn)、出庫資產(chǎn)、維修資產(chǎn)、報廢資產(chǎn)等。
7、資產(chǎn)報表管理:提供生成各種報表、打印報表功能。
8、系統(tǒng)維護管理:系統(tǒng)維護的內(nèi)容包括用戶管理、權(quán)限管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表管理以及數(shù)據(jù)庫維護等。