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檔案管理咨詢之檔案管理流程
一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作
1、立卷部門兼職檔案員(資料員)根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍,平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存,確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員(資料員)根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn),按規(guī)定的案卷類目歸卷
3、次年初,兼職檔案員(資料員)對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理(初步立卷)
4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)
5、兼職檔案員(資料員)按立卷要求立卷
6、兼職檔案員(資料員)填寫移交清單,并向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對案卷進(jìn)行分類、整理
8、編制檔號
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安
12、開展檔案的利用
13、進(jìn)行文件匯編,對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工
檔案管理咨詢之檔案的保管
檔案的保管是指對己經(jīng)整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理。檔案保管的基本任務(wù)有兩個(gè):一是維護(hù)檔案實(shí)體的管理秩序,使檔案在庫房中存放和使用時(shí)始終有序;二是保護(hù)檔案實(shí)體,使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害,盡量延長檔案的“壽命”。
以上內(nèi)容由東方明德為您提供,今天我們分享的是檔案管理咨詢的相關(guān)內(nèi)容,希望對您有所幫助!
檔案管理咨詢之檔案的統(tǒng)計(jì)
檔案的統(tǒng)計(jì)是指以表格、數(shù)字等形式全1面地反映檔案、檔案工作和檔案事業(yè)狀況,包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用情況以及檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備的登記和統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)所取得的統(tǒng)計(jì)信息,不僅可以為整個(gè)檔案管理工作提供真實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)、基本事實(shí),還可以為重大的工作決策提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)信息支持,使決策更為科學(xué)。
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檔案掃描之檔案的編研
檔案的編研是一項(xiàng)研究性的專門工作,主要是指檔案館(室)工作人員對檔案資料的編輯與研究工作,包括編輯檔案文獻(xiàn)匯編、編寫綜合參考資料以及編史修志等。其主要任務(wù)是按照一定的選題,將重要的檔案編輯成為文獻(xiàn)出版物,如檔案史料匯編或叢編,重要文件匯編或政策法令匯編,以及科學(xué)技術(shù)資料匯編等;或?qū)n案信息濃縮化、系統(tǒng)化,編成大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題概要等,便于不同利用對象的利用。檔案編研的意義與價(jià)值不僅在于拓展檔案信息發(fā)揮作用的空間范圍和時(shí)間跨度、充分有效地發(fā)掘并實(shí)現(xiàn)檔案信息的潛在價(jià)值,而且對于擴(kuò)大檔案工作的社會影響、促進(jìn)社會對檔案界的認(rèn)識和了解、增強(qiáng)社會各界的檔案意識,都具有特殊意義。
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