檔案掃描公司常用指南

檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準(zhǔn)備

1.做好掃描工作的頂層設(shè)計(jì)

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計(jì),即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門(mén)一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù),應(yīng)該對(duì)本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌,合理制定工作計(jì)劃。如果工作量過(guò)大,必然會(huì)導(dǎo)致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時(shí)還會(huì)影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過(guò)小,掃描速度趕不上檔案移交進(jìn)館的速度,將會(huì)導(dǎo)致檔案的積壓,而且也會(huì)使這些檔案無(wú)法得到及時(shí)、有效的利用。三是規(guī)劃好要進(jìn)行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對(duì)檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ),良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費(fèi)比問(wèn)題。由于掃描工作對(duì)設(shè)備功能性要求單一,過(guò)高的配置會(huì)造成資源的浪費(fèi),應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求,合理配置,提升設(shè)備的性價(jià)比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門(mén)中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上,兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過(guò)于復(fù)雜,勢(shì)必會(huì)遭到抵1制,降低工作效率,應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點(diǎn)。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性,避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過(guò)早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描操作規(guī)范

操作規(guī)范： 檢查電源→開(kāi)啟機(jī)器→掃描→補(bǔ)掃→機(jī)器保養(yǎng) 1、先檢查機(jī)器，再按規(guī)定分別開(kāi)啟掃描儀和計(jì)算機(jī)，做好掃描前的一切準(zhǔn)備工作。 2、領(lǐng)取檔案，進(jìn)行掃描。掃描前必須根據(jù)檔案序號(hào)等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無(wú)黑邊、無(wú)雜點(diǎn)。 3、掃描時(shí)桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發(fā)生；掃描后的文件及時(shí)歸盒，移交下一環(huán)節(jié)。 4、愛(ài)惜機(jī)器設(shè)備，加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，能及時(shí)處理作業(yè)中一般故障。 5、認(rèn)真填寫(xiě)生產(chǎn)流程表和掃描情況統(tǒng)計(jì)。

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檔案掃描

對(duì)紙質(zhì)保護(hù)和利用一直是檔案系統(tǒng)的重要工作,紙質(zhì)檔案容易損壞、查閱效率低、無(wú)法通過(guò)計(jì)算機(jī)方便利用等問(wèn)題也一直困擾著檔案人員。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息是現(xiàn)今采取的比較常見(jiàn)又行之有效的技術(shù)手段。近年來(lái),檔案數(shù)字化加工在我國(guó)已經(jīng)由省市級(jí)檔案館推進(jìn)到區(qū)縣級(jí)檔案館。從全國(guó)范圍內(nèi)看檔案數(shù)字化的增速很快,但由于歷史欠賬過(guò)多、各地區(qū)發(fā)展不平衡等原因,已經(jīng)經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工的檔案占全部檔案的比重還很有限。隨著檔案數(shù)字化在我國(guó)進(jìn)程的不斷加快,掃描檔案存在的一些問(wèn)題也逐漸引起檔案部門(mén)的重視。由于設(shè)備、文件保存質(zhì)量等原因造成掃描的圖像存在噪聲、圖像明暗不均、扭曲變形等情況,這些問(wèn)題嚴(yán)重影響到對(duì)數(shù)字圖像的OCR(Optical Character Recognition光學(xué)識(shí)別技術(shù))識(shí)別,以及后期對(duì)掃描檔案的利用。本文主要研究利用數(shù)字圖像處理技術(shù)解決掃描圖像存在的問(wèn)題。由于檔案資源有其自身的保密屬性,在保證質(zhì)量相同的前提下看,本文使用一些公開(kāi)的掃描圖像來(lái)模擬紙質(zhì)檔案的掃描圖像,在MATALB(Matrix Laboratory矩陣實(shí)驗(yàn)室)軟件環(huán)境下進(jìn)行仿1真。介紹了OCR識(shí)別軟件的工作原理,結(jié)合檔案管理的自身特點(diǎn),對(duì)形成的數(shù)字檔案文件的文件格式進(jìn)行了探討,分析了檔案文件對(duì)格式的要求,比較了常見(jiàn)的幾種文件格式。分析了掃描檔案產(chǎn)生噪音的特點(diǎn),特別是其產(chǎn)生椒鹽噪聲和高斯噪聲的情況,嘗試了灰度直方圖算法、均值濾波、中值濾波等圖像預(yù)處理算法,并提出一種基于中值濾波的自適應(yīng)算法。針對(duì)圖像中需要提取加工的信息使用圖像分割技術(shù),將存在信息一致性的圖像區(qū)域整體提取出來(lái)進(jìn)行分析。使用圖像二值化算法確定合適的閾值對(duì)圖像信息進(jìn)行提取,提高OCR識(shí)別率。使用邊緣檢測(cè)算法,銳化圖像中部分模糊的信息。

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檔案掃描價(jià)值功能

實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控，能夠更好讓上級(jí)法1院對(duì)案件進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。循道而進(jìn)方能嚴(yán)規(guī)守矩，案件監(jiān)督不僅要事后有據(jù)可依，而且要事中依矩而行，其重1心更加傾向于防患未然，促進(jìn)程序正當(dāng)。違1法違規(guī)操作大都在案件辦理過(guò)程中，案中監(jiān)督的重要性不言而喻。同步掃描是案件流程的客觀真實(shí)記載，缺失同步掃描就不能實(shí)時(shí)監(jiān)控，如果只能案后查閱那就無(wú)法全程監(jiān)督。同步掃描是紙面上的“程序法”，其案件辦理流程能夠被及時(shí)觀察，使得案中監(jiān)督成為可能。在審判管理中，從管理更加強(qiáng)調(diào)服務(wù)來(lái)看，同步掃描能夠讓管理者通過(guò)查看時(shí)間節(jié)點(diǎn)、查詢階段材料，發(fā)現(xiàn)辦案瑕疵，提醒承辦人增強(qiáng)辦案責(zé)任，進(jìn)一步提高案件質(zhì)量。同步掃描的時(shí)間流動(dòng)性還能夠?yàn)榭陀^分析審判運(yùn)行態(tài)勢(shì)提供幫助，建立起更加符合司1法規(guī)律的案件質(zhì)量評(píng)估體系和評(píng)價(jià)機(jī)制。另外大數(shù)據(jù)時(shí)代要求管理者具有系統(tǒng)性、全局性思維，案件辦理過(guò)程中的大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楣芾碚邚亩嗑S度提供多重價(jià)值。隨著信息化3.0的技術(shù)升級(jí)，同步掃描中的某些功能意義還有待開(kāi)發(fā)，比如訴1訟時(shí)限、辦理效率等重要信息被管理者提取、分析，能更好地研判案件走勢(shì)，分析案情模式，精細(xì)化發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，精準(zhǔn)化解決問(wèn)題。

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