檔案掃描公司常用指南

檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計,即掃描工作與有關工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌,合理制定工作計劃。如果工作量過大,必然會導致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎,良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據(jù)工作的實際需求,合理配置,提升設備的性價比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵1制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性,避免設備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描操作規(guī)范

操作規(guī)范： 檢查電源→開啟機器→掃描→補掃→機器保養(yǎng) 1、先檢查機器，再按規(guī)定分別開啟掃描儀和計算機，做好掃描前的一切準備工作。 2、領取檔案，進行掃描。掃描前必須根據(jù)檔案序號等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無黑邊、無雜點。 3、掃描時桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發(fā)生；掃描后的文件及時歸盒，移交下一環(huán)節(jié)。 4、愛惜機器設備，加強設備的維護保養(yǎng)，能及時處理作業(yè)中一般故障。 5、認真填寫生產(chǎn)流程表和掃描情況統(tǒng)計。

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檔案掃描

對紙質(zhì)保護和利用一直是檔案系統(tǒng)的重要工作,紙質(zhì)檔案容易損壞、查閱效率低、無法通過計算機方便利用等問題也一直困擾著檔案人員。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描,將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息是現(xiàn)今采取的比較常見又行之有效的技術手段。近年來,檔案數(shù)字化加工在我國已經(jīng)由省市級檔案館推進到區(qū)縣級檔案館。從全國范圍內(nèi)看檔案數(shù)字化的增速很快,但由于歷史欠賬過多、各地區(qū)發(fā)展不平衡等原因,已經(jīng)經(jīng)過數(shù)字化加工的檔案占全部檔案的比重還很有限。隨著檔案數(shù)字化在我國進程的不斷加快,掃描檔案存在的一些問題也逐漸引起檔案部門的重視。由于設備、文件保存質(zhì)量等原因造成掃描的圖像存在噪聲、圖像明暗不均、扭曲變形等情況,這些問題嚴重影響到對數(shù)字圖像的OCR(Optical Character Recognition光學識別技術)識別,以及后期對掃描檔案的利用。本文主要研究利用數(shù)字圖像處理技術解決掃描圖像存在的問題。由于檔案資源有其自身的保密屬性,在保證質(zhì)量相同的前提下看,本文使用一些公開的掃描圖像來模擬紙質(zhì)檔案的掃描圖像,在MATALB(Matrix Laboratory矩陣實驗室)軟件環(huán)境下進行仿1真。介紹了OCR識別軟件的工作原理,結(jié)合檔案管理的自身特點,對形成的數(shù)字檔案文件的文件格式進行了探討,分析了檔案文件對格式的要求,比較了常見的幾種文件格式。分析了掃描檔案產(chǎn)生噪音的特點,特別是其產(chǎn)生椒鹽噪聲和高斯噪聲的情況,嘗試了灰度直方圖算法、均值濾波、中值濾波等圖像預處理算法,并提出一種基于中值濾波的自適應算法。針對圖像中需要提取加工的信息使用圖像分割技術,將存在信息一致性的圖像區(qū)域整體提取出來進行分析。使用圖像二值化算法確定合適的閾值對圖像信息進行提取,提高OCR識別率。使用邊緣檢測算法,銳化圖像中部分模糊的信息。

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檔案掃描價值功能

實現(xiàn)遠程實時監(jiān)控，能夠更好讓上級法1院對案件進行有效的監(jiān)督管理。循道而進方能嚴規(guī)守矩，案件監(jiān)督不僅要事后有據(jù)可依，而且要事中依矩而行，其重1心更加傾向于防患未然，促進程序正當。違1法違規(guī)操作大都在案件辦理過程中，案中監(jiān)督的重要性不言而喻。同步掃描是案件流程的客觀真實記載，缺失同步掃描就不能實時監(jiān)控，如果只能案后查閱那就無法全程監(jiān)督。同步掃描是紙面上的“程序法”，其案件辦理流程能夠被及時觀察，使得案中監(jiān)督成為可能。在審判管理中，從管理更加強調(diào)服務來看，同步掃描能夠讓管理者通過查看時間節(jié)點、查詢階段材料，發(fā)現(xiàn)辦案瑕疵，提醒承辦人增強辦案責任，進一步提高案件質(zhì)量。同步掃描的時間流動性還能夠為客觀分析審判運行態(tài)勢提供幫助，建立起更加符合司1法規(guī)律的案件質(zhì)量評估體系和評價機制。另外大數(shù)據(jù)時代要求管理者具有系統(tǒng)性、全局性思維，案件辦理過程中的大數(shù)據(jù)能夠為管理者從多維度提供多重價值。隨著信息化3.0的技術升級，同步掃描中的某些功能意義還有待開發(fā)，比如訴1訟時限、辦理效率等重要信息被管理者提取、分析，能更好地研判案件走勢，分析案情模式，精細化發(fā)現(xiàn)問題，精準化解決問題。

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