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檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品特點(diǎn)

1.數(shù)字化辦公    是以信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段信息化。具體指采用掃描儀把書面信息直接輸入到計(jì)算機(jī)，無須重新錄入。然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以電子化方式發(fā)送至任何需要該信息的地方，然后通過打印機(jī)輸出信息，達(dá)到信息共享的目的。

2.無紙化管理    無紙化管理是提高工作效率的良好途徑，可以促進(jìn)企業(yè)管理質(zhì)量的提高，降低成本并且同時(shí)提高工作效率。實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)可追、智能搜索，代表著企業(yè)具備現(xiàn)代化管理標(biāo)志。

3.紙質(zhì)版與電子版共存    紙介質(zhì)包括所有財(cái)務(wù)憑證賬簿，經(jīng)濟(jì)合同 傳真件等經(jīng)營資料，人事檔案、通知、規(guī)章制度等辦公資料，技術(shù)部的圖紙、代碼技術(shù)資料等。電子介質(zhì)包括：電子文檔、圖紙、源代碼等。從信息安全的角度來看，紙質(zhì)資料檔案和電子資料檔案的共存將長時(shí)間持續(xù)下去。從資料檔案管理和使用的角度來看，各種有價(jià)值的資料檔案內(nèi)容被記錄和存檔目的就是促進(jìn)資料檔案資源的共享。因此，資料檔案管理人員必須做好電子資料檔案管理工作，做好電子資料檔案和紙質(zhì)資料檔案同步的管理工作，加快紙質(zhì)資料檔案掃描轉(zhuǎn)換過程，逐漸將紙質(zhì)資料檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料檔案。

檔案管理系統(tǒng)的必要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大眾的生活與工作也發(fā)生了巨大改變。信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，改變了事業(yè)單位檔案管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅保存難度大，在傳統(tǒng)的檔案保存方式中，很多檔案出現(xiàn)丟失、氧化問題，這些問題嚴(yán)重影響檔案管理工作開展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)，將檔案在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行管理。但是在實(shí)際的應(yīng)用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，才可以使檔案信息化建設(shè)走入正軌，使事業(yè)單位的工作得以順利開展。

檔案管理系統(tǒng)體現(xiàn)了智慧檔案館的核心價(jià)值

高校智慧檔案館有檔案信息感知與協(xié)同處置的功能,綜合運(yùn)用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù),構(gòu)建一個(gè)感知并根據(jù)預(yù)設(shè)方案和案例經(jīng)驗(yàn)等自動(dòng)處置檔案內(nèi)容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提高的檔案管理與檔案館運(yùn)行的效率和服務(wù)水平。高校智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案館管理、服務(wù)的智慧化,很大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。雖然現(xiàn)在檔案學(xué)界普遍認(rèn)為智慧檔案館建設(shè)是通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等智慧技術(shù)和相應(yīng)的智慧設(shè)備反映和實(shí)現(xiàn)的。