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檔案掃描工作中的幾點注意事項

1.確保檔案實體的安全

在掃描過程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損,都會對檔案產生一定程度上的破壞。因此,應該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對檔案的保護,確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內,以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞;掃描工作間內的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節(jié)的控制,不在掃描工作臺上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結束時,應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應確保檔案信息的安全,嚴禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數據的安全

在掃描過程中,確保掃描數據的安全主要是兩個方面的內容。一是在工作中經常性的做好已有數據的備份工作。掃描數據與實體相比較更容易丟失,一個不經意的誤操作,就可能導致全部數據的丟失,1好做到掃描機器的專機專用,以防止從事其他工作而導致對存儲數據的破壞。二是做好掃描數據的安全管理,謹防泄密。雖然歸檔的文件材料已經退出現行,但是有些檔案還具有密級,其所包含的內容仍然不宜公開傳播。而且檔案數據信息比實體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數據拷貝走,其所帶來的危害也就更為嚴重。因此,我們應該注重掃描數據的信息保密,落實保密責任,嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯網,嚴禁個人移動存儲設備接入掃描用機。

檔案掃描數據提交流程

數據提交流程 1、掃描組掃描數據 掃描組數據（本地）—〉組文件夾（服務器）—〉本組建“未復核”子文件夾（服務器）—〉填寫提交單 其中：上傳服務器統一文件命名為MMMMMM—NNNNNN 2、質檢組檢查數據 組文件夾（服務器）—〉建“復核中”子文件夾（服務器）—〉數據審核庫（服務器個人文件夾）—〉填寫備份單—〉刻錄光盤 注：掃描組提交的掃描數據應存放于本組文件夾中的“未復核”子文件夾，質檢組應將數據移交至子文件夾“檢查中”再進行檢查。

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檔案掃描服務

　目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

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檔案掃描

數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現象，影響案卷質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

二是用傳統的文書立卷方法立卷，當發(fā)現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。

三是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

四是檔案電子化存檔為了保證檔案原有的性質不能把檔案給拆分進行掃描，都是需要不拆卷直接掃描的，非接觸式掃描儀能夠不拆卷掃描非常方便，現在的檔案室都在用這種設備，例如book2net系列的專門針對檔案用戶定制的機器。

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