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發(fā)布時間:2020-09-09 12:06  







檔案掃描方法


一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設(shè)計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計,即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌,合理制定工作計劃。如果工作量過大,必然會導致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ),良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費比問題。由于掃描工作對設(shè)備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據(jù)工作的實際需求,合理配置,提升設(shè)備的性價比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵1制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確?,F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性,避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。



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檔案掃描

隨著信息化時代的到來,檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢,只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力,才能使之成長為時代需要的復合型人才或信息專家,才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網(wǎng)絡平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應的檔案數(shù)據(jù)信息,將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息,提供在線瀏覽功能,檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時補充信息內(nèi)容,以為用戶及時提供的檔案信息。

同時,現(xiàn)階段開展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進程,使用檔案管理專業(yè)軟件,一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡管理設(shè)備,給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面,使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡管理設(shè)備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等,存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描價值功能

實現(xiàn)遠程實時監(jiān)控,能夠更好讓上級法1院對案件進行有效的監(jiān)督管理。循道而進方能嚴規(guī)守矩,案件監(jiān)督不僅要事后有據(jù)可依,而且要事中依矩而行,其重1心更加傾向于防患未然,促進程序正當。違1法違規(guī)操作大都在案件辦理過程中,案中監(jiān)督的重要性不言而喻。同步掃描是案件流程的客觀真實記載,缺失同步掃描就不能實時監(jiān)控,如果只能案后查閱那就無法全程監(jiān)督。同步掃描是紙面上的“程序法”,其案件辦理流程能夠被及時觀察,使得案中監(jiān)督成為可能。在審判管理中,從管理更加強調(diào)服務來看,同步掃描能夠讓管理者通過查看時間節(jié)點、查詢階段材料,發(fā)現(xiàn)辦案瑕疵,提醒承辦人增強辦案責任,進一步提高案件質(zhì)量。同步掃描的時間流動性還能夠為客觀分析審判運行態(tài)勢提供幫助,建立起更加符合司1法規(guī)律的案件質(zhì)量評估體系和評價機制。另外大數(shù)據(jù)時代要求管理者具有系統(tǒng)性、全局性思維,案件辦理過程中的大數(shù)據(jù)能夠為管理者從多維度提供多重價值。隨著信息化3.0的技術(shù)升級,同步掃描中的某些功能意義還有待開發(fā),比如訴1訟時限、辦理效率等重要信息被管理者提取、分析,能更好地研判案件走勢,分析案情模式,精細化發(fā)現(xiàn)問題,精準化解決問題。

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